Stripe & Zapier: Geld kassieren auf Autopilot (Schritt für Schritt)

Rechnungen schreiben, Zahlungen verwalten und Belege für die Buchhaltung organisieren – das alles kann unglaublich zeitaufwendig sein. Doch mit Stripe & Zapier kannst du diesen Prozess vollständig automatisieren. In diesem Tutorial zeige ich dir, wie du in wenigen Schritten ein automatisiertes Zahlungssystem einrichtest, das nicht nur Zahlungen verarbeitet, sondern auch Rechnungen versendet und deine Buchhaltung unterstützt.

Schritt 1: Stripe einrichten

Um mit Stripe zu starten, benötigst du zunächst ein Konto. Besuche dashboard.stripe.com/login und registriere dich mit deinen Unternehmensdaten. Sobald dein Konto eingerichtet ist, kannst du verschiedene Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, SEPA-Lastschrift und Google Pay aktivieren.

Der nächste Schritt ist das Anlegen eines Produkts. Im Produktkatalog kannst du einen Namen und eine Beschreibung hinzufügen sowie den Preis festlegen. Falls du Abonnements anbietest, kannst du wiederkehrende Zahlungen aktivieren. Damit Kunden schnell und einfach bezahlen können, erstellst du einen Zahlungslink, den du direkt weitergeben oder auf deiner Website einbinden kannst.

Schritt 2: Rechnungsstellung automatisieren

Stripe ermöglicht die automatische Rechnungsstellung, sodass du dich nicht mehr um manuelle Prozesse kümmern musst. In den Billing-Einstellungen kannst du festlegen, dass Rechnungen mit einer individuellen Fußzeile versehen werden, die wichtige Informationen wie deine Umsatzsteuer-ID und Kontaktdaten enthält. Zudem kannst du entscheiden, ob deine Preise inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer angegeben werden.

Damit Kunden die Rechnungen fristgerecht bezahlen, kannst du eine Zahlungsfrist von beispielsweise 14 Tagen definieren. Sobald eine Zahlung eingeht, wird die Rechnung automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet. Das spart Zeit und reduziert Zahlungsausfälle.

Schritt 3: Buchhaltungs-Automatisierung

Zapier hilft dir, Rechnungen automatisch an Google Drive oder eine Buchhaltungssoftware weiterzuleiten. Dazu erstellst du ein Zapier-Konto und legst eine neue Automatisierung an. Als Auslöser wählst du Stripe mit der Option „Neue Rechnung“. Anschließend fügst du eine Aktion hinzu, die die Rechnungsdatei in einem bestimmten Google Drive-Ordner speichert.

Dadurch hast du alle Rechnungen zentral gespeichert und kannst deiner Steuerberatung den Link zu diesem Ordner bereitstellen. Alternativ kannst du Stripe & Zapier mit Buchhaltungssoftware wie SevDesk oder Lexoffice verbinden, um eine automatische Synchronisierung deiner Belege zu ermöglichen.

Fazit: Dein Zahlungsprozess läuft auf Autopilot!

Mit Stripe & Zapier kannst du dein gesamtes Zahlungsmanagement effizient automatisieren. Rechnungen werden automatisch erstellt und versendet, Zahlungseingänge erfolgen ohne Verzögerung, und die Buchhaltung läuft nahezu von selbst.

Dieser optimierte Workflow spart dir wertvolle Zeit und sorgt für einen reibungslosen Ablauf in deinem Business.

Kostenloser Gründer Club!

Möchtest du dich mit anderen Selbstständigen vernetzen und von wöchentlichen Business-Events profitieren? Dann werde Teil des kostenlosen Gründer Clubs!

Früher kostete der Zugang 20 €pro Monat – jetzt ist er dauerhaft gratis.

Falls du Fragen hast oder Unterstützung benötigst, schreibe mir gerne direkt auf WhatsApp oder hinterlasse einen Kommentar unter diesem Artikel. Viel Erfolg mit Stripe & Zapier! 🎯